Politique de confidentialité
Protection des informations personnels

La présente politique a pour objectif de démontrer l’engagement d’Électro Saguenay Ltée envers le respect de la vie privée et d’informer ses travailleur(se)s sur les types de renseignements personnels qu’Électro Saguenay Ltée utilise, recueille ou divulgue dans le cadre de ses opérations. Électro Saguenay Ltée respecte les obligations de la loi sur l’accès en matière de protection des renseignements personnels qu’elle collecte, utilise, communique et conserve dans le cadre de l’employabilité de ses travailleur(se)s.

 

Engagement à la Loi C-25

Étant assujetti aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques, nous nous engageons fermement à protéger les renseignements que nos employés et fournisseurs nous confient et voyons à prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect de leurs droits.

Les membres de la direction et employés d’Électrosag sont tenus à la discrétion quant à toute information dont ils ont connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. Ils doivent faire preuve de retenue et de discernement dans la divulgation de l’information portée à son attention et en protéger la confidentialité. Conséquemment, les membres de la direction et employés d’Électrosag ne peuvent communiquer et transmettre de l’information confidentielle qu’aux personnes autorisées à la connaître et doivent s’abstenir de prodiguer des conseils fondés sur cette information. De plus, les membres de la direction et employés d’Électrosag ne doivent pas utiliser cette information à leur avantage personnel ou à l’avantage d’un tiers. Ils ne doivent pas non plus chercher à obtenir de l’information confidentielle qui ne lui est pas nécessaire dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. Les membres de la direction et employés d’Électrosag doivent prendre les dispositions pratiques nécessaires pour protéger l’information confidentielle reçues.

 

Règle de consentement

Dorénavant,  Électro Saguenay demande aux travailleur(se)s un consentement d’accessibilité aux renseignements personnels dans le cadre de l’emploi dans le cadre de la continuité de nos opérations. En tout temps, le travailleur(se) peut retirer son consentement à la divulgation et à l’échange d’informations en communiquant avec le service administratif à l’adresse suivante:       renseignement.personnel@electrosag.com

 

Obligation d’information et de transparence

Électro Saguenay Ltée s’engage à son obligation de transparence auprès de ses employés lors du moment de recueillir leurs renseignements personnels.

• Les fins de la collecte d’informations personnelles servent dans le cadre de l’employabilité du travailleur.
• Les moyens utilisés par Électro Saguenay Ltée pour collecter de l’information personnelle sont majoritairement directement par le travailleur(se) lui-même pour fin d’employabilité.
• Les droits d’accès et de rectification demeurent auprès de la haute direction d’Électro Saguenay qui dans le cadre de ses obligations d’employeur, nécessitent la poursuite de ses opérations normales avec ses employés. Le droit d’accès est déterminé par la haute direction seulement et peut être retiré en tout temps.
• En tout temps le travailleur pourra retirer leur consentement concernant la transmission d’information personnelle. Néanmoins, Électro Saguenay Ltée régit par des obligations légales et celles-ci auront priorités sur toute demande.

Une demande d’accès à un renseignement personnel d’une personne, ou de correction de celui-ci peut être demandé par tout travailleur(se), elle sera répondue dans les 30 jours. Nous avons la responsabilité et l’obligation d’aviser toutes les personnes touchées par un incident de confidentialité.

 

Accès, collecte, inventaire et utilisation des renseignements personnels chez Électrosag

Électro Saguenay Ltée a mis en place des mesures physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation, la copie, l’accès, l’utilisation ou la modification non autorisée. L’accès aux renseignements personnels n’est accordé qu’aux employés qui doivent raisonnablement en prendre connaissance à des fins professionnelles ou dans le cadre de leurs fonctions. Nous recueillons des renseignements personnels généralement directement auprès de nos travailleur(se)s.

Nous pouvons à l’occasion recueillir des renseignements personnels auprès d’un tiers de toute autre manière autorisée par la loi. En plus d’utiliser les renseignements personnels pour communiquer avec nos travailleur(se)s, nous utilisons ces informations pour pouvoir continuer nos opérations normales d’entreprise.

Nous conservons les renseignements personnels de nos employés avec rigueur lorsque les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies et tel que la loi nous y autorise et nous y oblige. Les renseignements que nous recueillons sont traités et conservés dans des banques de données confidentielles et sécurisées.  Toutes les données recueillies sont pour un usage interne pour la continuité de nos opérations chez Électro Saguenay Ltée et ne sont pas partagées avec aucune organisation ou individu à l’extérieur d’Électro Saguenay Ltée.

Nous mettons tout en œuvre pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et aussi à jour que possible avec votre aide. Si vous notez des erreurs dans ces renseignements, n’hésitez pas à nous en faire part dès que possible en écrivant au : renseignement.personnel@electrosag.com.

 

Transmission de renseignements personnels à l’externe chez Électrosag

En aucun cas Électro Saguenay Ltée ne donne, ne vend, ni ne loue les renseignements personnels à aucune entreprise ou personne. Électro Saguenay Ltée peut partager au besoin des renseignements personnels avec certaines organisations gouvernementales, syndicales ou compagnies externes pour des fins de continuités des opérations. Cette liste est établie au point 6.6 de la Politique de la confidentialité et distribuée uniquement à nos employés. Toutes informations personnelles transmises ont lieu en lien avec l’occupation et dans le cadre de l’employabilité du travailleur(se).

Électro Saguenay Ltée s’engage a procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer à l’extérieur du Québec un renseignement personnel d’un travailleur(se) dans le cadre de l’emploi. La communication pourra s’effectuer si l’évaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate et est nécessaire dans le cadre de la continuité des opérations d’Électrosag. Elle devra faire l’objet d’une entente écrite respectant certaines modalités.

 

Désignation de la personne responsable en matière de protection des renseignements

Les responsables de la présente politique au sein d’Électro Saguenay Ltée sont responsables de la protection des renseignements personnels

Geneviève Fleury, Vice-Présidente Administration & Opérations et Andréa Tremblay, Vice- Présidente Finance

Électro Saguenay Ltée

245 des Huarts

Alma (Québec) G8E 2G1

Téléphone: 418.347.3371

Télécopieur: 418.347.4242

Courriel: renseignement.personnel@electrosag.com

En cette qualité, les responsables de cette présente politique ont la responsabilité de coordonner l’application de la présente politique. Leurs rôles sont de:

• Promouvoir un milieu de travail favorable à la protection des renseignements;
• Veiller à l’application de la politique encadrant la gouvernance de la protection des renseignements et aux suivis appropriés;
• Intervenir avec célérité et respect;
• Faire tout son possible pour que les situations problématiques/plaintes se règlent rapidement et veiller à ce que les enquêtes se fassent de façon transparente et rigoureuse avec les personnes concernées.
• S’assurer que les personnes à qui la politique s’applique connaissent la politique et le processus de traitement de la plainte;
• S’assurer que les tiers visés sont au courant que l’organisation ne tolère aucun manquement à la politique et qu’ils acceptent de collaborer au maintien d’un milieu de travail exempt de lacune au niveau de la protection des renseignements.
• Fournir des conseils aux personnes visées relativement à toute question concernant la prévention en matière de protection des renseignements et au sujet du processus de traitement de la plainte;
• Rappeler régulièrement l’existence de la politique aux personnes concernées;
• Organiser des séances de formation et d’information concernant la politique;
• Obtenir un accusé de réception de la politique (ou autre document utilisé, si tel est le cas) de la part des personnes concernées.

Tout employé d’Électro Saguenay, ainsi que tout client, fournisseur ou autres tiers ayant connaissance d’une possible infraction au Code ou d’une infraction à la loi a le devoir de signaler cette infraction.

 

Politique de confidentialité ESL 2023-01-10 Rev00